Sat 21/01/2023 | 20:12 GMT+7

1. Tạo ấn tượng cho khách hàng

Quầy lễ tân là nơi tập trung số lượng khách hàng khi đến với doanh nghiệp. Mọi thông tin cần liên hệ với các phòng ban hậu cần, khách hàng đều phải làm việc đầu tiên tại quầy lễ tân. Chính vì vậy, ấn tượng của một quầy lễ tân sẽ làm khách hàng, đối tác ghi nhớ và thiện cảm tốt đẹp với doanh nghiệp. Từ đó thúc đẩy sự hợp tác và giữ chân khách hàng lâu dài hơn.

Để tạo hình ảnh quầy lễ tân văn phòng ấn tượng, bạn cần sử dụng hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp làm làm điểm nhấn. Điều này cũng thể hiện giá trị văn hóa của doanh nghiệp, tăng độ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.

2. Kết hợp hài hòa với nội thất văn phòng

Mặc dù quầy lễ tân chiếm vị trí quan trọng cho hình ảnh của doanh nghiệp và được chú trọng trong khâu thiết kế hơn so với các khu vực hậu cần khác. Không vì thế, không gian quầy lễ tân rời rạc không đồng nhất với khu vực khác của doanh nghiệp.

Để thiết kế quầy lễ tân văn phòng hiện đại, tính thẩm mỹ cao nhưng phải nằm trong phong cách thiết kế chung của doanh nghiệp. Bạn cần chú ý đến sự đồng bộ màu sắc, kích thước và các đồ nội thất trang trí sao cho hài hòa và có mối liên kết với nhau.

3. Thiết kế hợp phong thủy

Khu vực quầy lễ tân cũng là một phần của văn phòng doanh nghiệp nên vị trí của nó phải đặt đúng và phù hợp phong thủy để góp phần mang lại tài lộc, thịnh vượng công ty. Vì vậy, nó được bố trí theo thứ tự và đặt vị trí như sau: 

Bố trí theo thứ tự: Để thuận tiện và tạo không gian làm việc cho nhân viên, thời gian chờ đợi khách hàng, bạn nên bố trí theo vị trí sau: Hệ thống cửa ra vào, quầy lễ tân, bàn ghế nơi tiếp khách hoặc không gian chờ dành cho khách hàng.

Vị trí đặt: Nên chọn vị trí có không gian thông thoáng ở phía trước và mặt sau là bức tường làm chỗ dựa, trang trí slogan, logo doanh nghiệp. Bên cạnh đó, cần lưu ý đến khoảng cách từ quầy lễ tân đến cửa ra vào không quá xa, đồng thời nằm trong tầm ngắm quan sát của nhân viên nhằm giúp nhân viên chủ động chào hỏi và phục vụ khách hàng tốt hơn.

4. Bố trí phù hợp với diện tích mặt bằng

Tùy vào mặt bằng từng doanh nghiệp, kiến trúc sư phân chia và cân đối kích thước giữa khu vực tiền sảnh (quầy lễ tân) và khu vực hậu cần (các phòng ban). Dù khuôn viên doanh nghiệp lớn hay nhỏ, bạn cần dành khoảng không gian vừa đủ rộng rãi để giúp nhân viên làm việc thoải mái, mang lại sự thiện cảm cho khách hàng khi đến quầy lễ tân doanh doanh làm việc. 

Ngoài ra, khi thiết kế quầy lễ tân cần lưu ý đến cách bố trí, sắp xếp các đồ nội thất, vật dụng trang trí. Tránh tình trạng không gian quá chật hẹp không đủ để trưng bày các đồ nội thất hoặc tạo khoảng trống quá lớn cho không gian quầy lễ tân. Điều này sẽ tạo cảm giác cho khách hàng về hình ảnh quầy lễ tân bố trí không hài hòa, thiếu tính khoa học và ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.

5. Chú ý tới yếu tố màu sắc

Mỗi chủ doanh nghiệp sẽ có quan điểm khác nhau về cách lựa chọn màu sắc chủ đạo cho không gian của doanh nghiệp nói chung và quầy lễ tân nói riêng. Tuy nhiên, để giúp bạn hiểu đúng và lựa chọn màu sắc phù hợp, hãy tham khảo các gợi ý sau: 

Màu sắc phù hợp tổng thể văn phòng: Màu sắc quầy lễ tân phải có tông màu giống hoặc tương đồng với tông màu chung của văn phòng doanh nghiệp. Chính điều này thể hiện sự thống nhất và hòa hợp cho toàn bộ khu vực làm việc của doanh nghiệp.

Màu sắc phù hợp với đồ nội thất: Bạn lựa chọn màu sắc dựa vào sở thích hay yếu tố bản mệnh đều phải đảm bảo hài hòa với các vật dụng, đồ trang trí bên trong không gian quầy lễ tân.

Màu sắc phù hợp với logo công ty: Nhằm tránh đi ngược lại tiêu chí, mục tiêu và quan điểm kinh doanh của doanh nghiệp, bạn nên sự thống nhất về màu sắc của không gian quầy lễ tân với biểu tượng đại diện của doanh nghiệp. Đây là yếu tố nhấn mạnh đến giá trị thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường.

6. Lựa chọn chất liệu tốt

Yếu tố tài chính sẽ ảnh hưởng đến việc lựa chọn chất liệu của đồ nội thất cho khu vực quầy lễ tân của mỗi doanh nghiệp. Tùy thuộc điều kiện kinh doanh và tài chính, doanh nghiệp cần tính toán và lựa chọn chất liệu phù hợp. 

Tuy nhiên, để đảm bảo độ bền và tuổi thọ sử dụng của các đồ nội thất tại quầy lễ tân, bạn nên lựa chọn chất liệu sau: Gỗ tự nhiên, MFC, MDF,inox, kính, đá cẩm thạch, nhựa cứng,…

7. Lựa chọn kiểu dáng phù hợp

Kiểu dáng quầy lễ tân cũng phải phù hợp với tổng thể văn phòng của doanh nghiệp. Đồng thời, nó cần tối ưu diện tích để đảm bảo sự tiện nghi cần thiết cho nhân viên và khách hàng. 

Tùy vào diện tích của quầy lễ tân, bạn có thể thiết kế kiểu dáng phù hợp. Chẳng hạn: 

Đối với quầy lễ tân có kích thước lớn: Doanh nghiệp nên chọn thiết kế theo dạng hình chữ I, chữ L hoặc chữ U.

Quầy lễ tân có kích thước nhỏ và hẹp: Bạn có thể chọn quầy lễ tân dạng hình cong hay hình hình oval sẽ giúp tiết kiệm được không gian.