Fri 22/01/2021 | 11:35 GMT+7

Thương hiệu của bạn bắt đầu ở đây

Thông điệp chính xác mà bạn đang cố gắng gửi đến khu vực lễ tân của mình là gì? Đối với hầu hết các công ty, thông điệp sẽ gắn liền với thương hiệu của bạn: các đặc điểm và giá trị khác mà bạn muốn liên kết với công ty của mình.

Ví dụ: nếu bạn đã xây dựng thương hiệu cho công ty của mình là vui vẻ và sôi động, thì nhiệm vụ chính của quầy lễ tân có thể là tiếp thêm sinh lực và truyền cảm hứng cho mọi người khi bước vào làm việc.
 

Nếu điều quan trọng nhất đối với công ty của bạn là ý thức về chuyên môn và tính chuyên nghiệp, thì mục đích chính của quầy lễ tân có thể là gợi lên cảm giác đáng tin cậy, hiệu quả và năng lực.

Nếu bạn là một thương hiệu sang trọng, bạn có thể muốn văn phòng của bạn đưa ra một tuyên bố đặc biệt gây ngạc nhiên và thậm chí làm khách hàng tới công ty bạn bất ngờ trước tuyên bố ấy.

Không phải lúc nào cũng dễ dàng tóm tắt sứ mệnh của lễ tân của bạn trong một tuyên bố ngắn gọn. Để được trợ giúp, hãy suy nghĩ thêm một chút về chính xác ai sẽ đến khu vực lễ tân của bạn (liên quan: Cách phân loại khách đến thăm doanh nghiệp của bạn ) và điều gì sẽ khiến họ cảm thấy thoải mái và dễ dàng dành thời gian trong không gian của bạn.

1. Những Thủ Thuật Phong Cách Thiết Kế Nội Thất Tốt Nhất Cho Lễ Tân Của Bạn

Ngay cả khi bạn không phải là một nhà thiết kế nội thất theo thương mại, bạn vẫn có thể ghi nhớ những điều cơ bản về các chi tiết này khi bạn sắp xếp khu vực lễ tân của mình đi với thương hiệu của công ty bạn. Thậm chí chỉ một vài điều chỉnh cũng có thể giúp công ty của bạn tiến xa hơn trong tương lai.

Không gian

Hầu hết các công ty nhỏ không có nhiều tiền trong ngân sách để chi trả cho một khu vực lễ tân lớn, thoáng mát.

Tuy nhiên, ngay cả trong những không gian nhỏ hơn, bạn có thể làm một số điều để làm cho khu vực trở nên yên tĩnh, sang trọng và rộng rãi hơn. Bắt đầu bằng cách loại bỏ mọi thứ lộn xộn để có một cái nhìn gọn gàng hơn và giảm kích thước đồ nội thất (hãy nghĩ đến những chiếc ghế kiểu dáng đẹp, hiện đại thay vì những chiếc ghế to bằng lông tơ). Bên ngoài thiết kế, bạn cũng có thể đảm bảo rằng khách không phải đợi lâu ở khu vực lễ tân, vì vậy ít có khả năng khu vực quầy lễ tân của bạn sẽ bị chật trội vì tiếp quá nhiều khách cùng một lúc.

Màu sắc

Thay đổi màu sắc của khu vực văn phòng trước của bạn là một trong những cách ít tốn kém nhất để thử nghiệm năng lượng mà bạn muốn khu vực lễ tân chiếu vào.

Nếu nhiệm vụ chính của lễ tân là chào đón, hãy cân nhắc màu sắc ấm áp hoặc tươi vui. Nếu bạn muốn có cảm giác êm dịu, màu trung tính hoặc màu lạnh sẽ là phù hợp nhất. Và những điểm nhấn màu sắc rực rỡ có thể là một cách tuyệt vời để tiếp thêm sinh lực cho quầy lễ tân của một công ty đang cố gắng thể hiện một nền văn hóa táo bạo hoặc lạc quan.

Bạn chắc chắn cũng có thể kết hợp màu sắc của thương hiệu vào khu vực lễ tân của mình, nhưng đừng phối quá nhiều màu với nhau. Vì nó không phải là phòng vui chơi của công ty.

Ánh sáng

Nếu có một khu vực mà ánh sáng huỳnh quang khắc nghiệt tiêu chuẩn của văn phòng có thể cần được nâng cấp, thì đó là khu vực tiếp khách.

Ánh sáng tự nhiên nhìn chung dễ chào đón và dễ nhìn hơn so với ánh sáng nhân tạo. Nếu có thể, hãy sắp xếp đồ đạc theo cách tối đa hóa ánh sáng tự nhiên mà không gian của bạn đã có.

Tuy nhiên, cũng đã có rất nhiều tiến bộ trong bóng đèn bắt chước ánh sáng ban ngày và bạn có thể thử nghiệm với chúng (và với các nguồn chiếu sáng) để xem loại bóng đèn nào cho ra loại ánh sáng tốt nhất tại khu vực quầy lễ tân của bạn.

Đồ họa và trang trí

Đồ họa, trang trí và phụ kiện đều đi một chặng đường dài hướng tới việc kéo giao diện khu vực lễ tân của bạn lại với nhau theo cách hoàn thành tuyên bố mà bạn muốn đưa ra.

Không có một cách nào để làm điều này: các nhà thiết kế sử dụng các yếu tố đường nét, hình thức, kết cấu và hoa văn để tạo ra một phong cách gắn kết. Các công ty đang cố gắng tạo ra một bầu không khí thư giãn có thể muốn thêm một cây sống tươi đẹp vào quầy lễ tân (hoặc có thể cải tiến hơn một bước nữa là thành một vườn cây)

2. Tại sao nhân viên lễ tân của bạn là quan trọng

Một phần quan trọng của phong cách văn phòng của bạn liên quan đến người ngồi sau quầy lễ tân, bao gồm cả ngoại hình, cách cử xử và hành vi của họ.

Ấn tượng đầu tiên

Chúng ta vừa thảo luận về tính thẩm mỹ của chính văn phòng, nhưng điều đáng nói là nhân viên lễ tân của bạn cũng nên tuân theo thương hiệu của công ty bạn khi nói đến phong cách thể chất của họ. Ví dụ, một công ty khởi nghiệp công nghệ thông thường và sành điệu sẽ không muốn nhân viên lễ tân của họ trông chỉnh tề với cà vạt và áo blazer. Điều ngược lại có thể đúng đối với nhân viên lễ tân của dịch vụ thanh toán cao như văn phòng pháp lý hoặc thương hiệu cao cấp.

Lưu ý rằng bạn không nên áp đặt các tiêu chuẩn thẩm mỹ khác với nhân viên lễ tân của mình so với những người còn lại trong công ty; tất cả nhân viên nói chung phải tuân theo cùng một quy tắc trang phục đã thiết lập. Tuy nhiên, thật công bằng khi lưu ý trong bản mô tả công việc cho nhân viên lễ tân của bạn rằng bạn sẽ phải có ngoại hình chuyên nghiệp (bất kể điều đó có nghĩa là gì đối với công ty của bạn) trong vai trò này.

Màu sắc

Giọng điệu và lựa chọn từ ngữ là một phần quan trọng của bất kỳ thương hiệu nào, bất kể những từ đó được viết trên trang “giới thiệu” của công ty hay do nhân viên của bạn nói.

Ví dụ: các công ty muốn gây ấn tượng với du khách có thể khuyến khích nhân viên lễ tân xưng hô với khách một cách trang trọng hơn (ví dụ: “chào buổi chiều”), trong khi các công ty có nhiệm vụ khiến mọi người cảm thấy được chào đón có thể đi kèm với câu “xin chào”.

Cùng với mức độ trang trọng của giọng điệu, bạn có thể hướng dẫn nhân viên lễ tân cách sử dụng các từ và cụm từ cụ thể trong các tình huống phổ biến để đảm bảo rằng bạn đang trình bày một bức tranh thống nhất với mọi người bước qua cửa trước của bạn.

Điểm nhấn cho ấn tượng đầu tiên cần chú ý

Có rất nhiều cách để cấu trúc vai trò của lễ tân, như chúng tôi đã viết trong bài đăng đầy đủ của chúng tôi về chủ đề này . Hầu hết các công ty không có đủ khách để chỉ dành ai đó cho công việc quản lý khách, vì vậy nhân viên lễ tân cũng thường chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ hành chính hoặc điều hành khác.

Tuy nhiên, nếu bạn đưa ra những yêu cầu sai lầm đối với nhân viên lễ tân của mình, bạn sẽ khiến họ thực sự khó thực hiện tốt công việc của mình. Hoặc họ sẽ bận rộn với điện thoại, hoặc đơn giản là họ sẽ không còn nhiều năng lượng hoặc sự chú ý cho nhiệm vụ quản lý khách khi ai đó bước qua cửa. Điều đó có thể ảnh hưởng đến khả năng chào đón khách và nhận phòng đúng cách của họ. Và không có cách nào để vượt qua ấn tượng đầu tiên kém tích cực đó.

Ngay cả khi nhân viên của bạn chỉ dành riêng cho việc quản lý khách, bạn sẽ phải làm rõ các nhiệm vụ lễ tân sẽ được xử lý như thế nào khi họ không thể có mặt tại bàn làm việc. Rốt cuộc, đôi khi họ sẽ cần phải nghỉ làm. Họ cũng cần giải lao và ăn trưa. Không ai muốn bước vào cuộc tiếp tân giữa chừng